UV Fire Protection Systems Inc
Asistente Administrativo y de Estimación
Tiempo completo • Hialeah
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Partidos de la empresa
- Oportunidad de ascenso
- Tiempo libre remunerado
- Permiso por paternidad
Acerca de la protección contra incendios UV
UV Fire Protection Systems, Inc. ofrece servicios de inspección, mantenimiento, diseño e instalación de protección contra incendios. Somos una pequeña empresa en crecimiento orientada al trabajo en equipo, donde los empleados trabajan entre departamentos, ayudan a resolver problemas y contribuyen donde sea necesario apoyo.
Resumen del puesto:
Buscamos un Asistente Administrativo y de Estimación organizado y fiable para apoyar a nuestros equipos de Estimación y Operaciones.
Este es un puesto transversal que acompaña a los proyectos desde la invitación inicial a la licitación hasta la adjudicación y la transferencia de proyectos a Operaciones. El empleado ayudará a gestionar correos electrónicos, descargar y organizar los documentos de licitación, mantener los registros CRM, controlar los plazos, preparar documentos de propuesta administrativa y recopilar la documentación requerida para los proyectos adjudicados.
El puesto se centrará inicialmente en el soporte de estimación, pero puede pasar a un departamento más especializado a medida que el empleado adquiera experiencia y evolucionen las necesidades de nuestra empresa. Se proporcionará formación.
Responsabilidades:
Convocatoria de licitaciones y apoyo administrativo
- Supervisa las bandejas de correo asignadas e identifica invitaciones de licitación sensibles al tiempo, añadidos, solicitudes y comunicaciones del proyecto.
- Descarga planos, especificaciones, añadidos, formularios de licitación y otros documentos del proyecto.
- Crea y mantén carpetas electrónicas de pujas completas y organizadas de forma coherente.
- Mantén calendarios de licitaciones, plazos, recordatorios de seguimiento, contactos y comunicaciones para el proyecto.
- Introduce y actualiza prospectos, oportunidades, contactos, estado de la puja, fechas de vencimiento y notas en el CRM.
- Comunícate profesionalmente con clientes, contratistas, proveedores y miembros internos del equipo.
Apoyo a la estimación y la preconstrucción
- Revisa los paquetes de licitación para verificar la integridad administrativa.
- Identifica las instrucciones de envío, los plazos, los formularios requeridos y los documentos que faltan.
- Ayuda a los estimadores a organizar planos, especificaciones, archivos de despegue, presupuestos de proveedores y documentos de propuesta.
- Prepara borradores de paquetes de propuestas y formularios administrativos utilizando plantillas aprobadas de la empresa.
- Confirma que los anexos requeridos están incluidos antes de presentar las propuestas.
- Haz un seguimiento de presupuestos pendientes, añadidos, aclaraciones y seguimientos.
- Comunica rápidamente los cambios que puedan afectar a una puja.
Apoyo a proyectos y operaciones otorgados
- Elabora paquetes organizados de rotación cuando se adquieren proyectos.
- Propuestas de transferencia, información de alcance, planos, especificaciones, añadidos, correspondencia y otros registros de licitaciones a Operaciones.
- Crear o actualizar los registros de proyectos adjudicados en el CRM y en el sistema de archivo compartido.
- Recopila y prepara los documentos requeridos como formularios W-9, solicitudes de certificados de seguro, licencias, formularios de proveedores, formularios de subcontratistas, documentos de seguridad, permisos e información de contacto del proyecto.
- Apoyar el seguimiento de RFIs, presentaciones, documentación de órdenes de cambio, inspecciones, calendarios, pedidos de materiales y entregas cuando se les asigne.
- Envía las preguntas pendientes y los puntos de acción al miembro correspondiente del equipo de Operaciones.
Apoyo general de la compañía
- Toma notas claras de las reuniones y distribuye resúmenes y puntos de acción.
- Digitaliza y organiza los registros de la empresa.
- Ayudar a mejorar los procesos administrativos y de control documental.
- Proporcionar apoyo administrativo entre departamentos a medida que cambian las prioridades de la empresa.
- Mantener la confidencialidad y seguir las políticas de seguridad y los estándares profesionales de la empresa.
- Realizar otras tareas relacionadas según se les asigne.
Cualificaciones
- Dominio de Microsoft 365, especialmente de Outlook, Word y Excel.
- Cómodo aprendiendo CRM, archivación en la nube y software relacionado con la construcción.
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Etiqueta profesional por correo electrónico y teléfono.
- Excelente organización, precisión, seguimiento y atención al detalle.
- Capacidad para gestionar varios proyectos, prioridades y plazos al mismo tiempo.
- Capacidad para reconocer solicitudes urgentes y pedir aclaraciones cuando las prioridades entran en conflicto.
- Fiable, adaptable y dispuesto a ayudar en todos los departamentos.
- Capaz de trabajar de forma independiente sin dejar de ser un miembro colaborativo del equipo.
- Buen juicio al tratar información confidencial de la empresa, clientes, proyectos y empleados.
- Transporte fiable y carné de conducir válido cuando se requieran desplazamientos o recados locales.
- Disponibilidad para horas extra aprobadas ocasionales o trabajos de fin de semana cuando las necesidades del negocio lo requieran.
Cualificaciones Preferidas
- Experiencia previa en administración, estimación, construcción o coordinación de proyectos.
- Experiencia en mantener un CRM o una base de datos de proyectos.
- Experiencia descargando y organizando documentos de presupuestos o construcción.
- Familiaridad con planos de construcción, especificaciones, propuestas, RFIs o presentaciones.
La experiencia en construcción o protección contra incendios es útil, pero no necesaria. Se proporcionará formación al candidato adecuado.
Formación y crecimiento
El empleado seleccionado recibirá formación en:
- Sistemas y flujos de trabajo de la empresa
- Apoyo de recepción y estimación de ofertas
- Lectura de planos de construcción, especificaciones y calendarios de proyectos
- Terminología de protección contra incendios
- Normas relevantes de la NFPA
- Rotación de proyectos y documentación de operaciones
Este puesto ofrece la oportunidad de desarrollar una amplia experiencia y, eventualmente, pasar a Estimación, Operaciones, Coordinación de Proyectos u otro departamento, según el rendimiento, fortalezas y necesidades de la empresa.
Beneficios: La elegibilidad para los beneficios comienza tras 12 meses de empleo y puede incluir:
- Tiempo libre personal remunerado
- Tiempo personal no remunerado
- Festivos pagados seleccionados
- Días de baja por enfermedad remunerados
- Elegibilidad para el 401(k) de acuerdo con los requisitos del plan
- Beneficios adicionales descritos durante el proceso de oferta
Compensación: $16.00 - $20.00 por hora
Sistemas de protección contra incendios
Líderes en la industria de protección contra incendios en Diseño, Instalación, Servicios e Inspecciones.
UV Fire Protection System Inc. se basa en la creencia de que nuestros servicios de protección contra incendios deben ser oportunos, precisos y confiables. Todo lo que hacemos, desde las personas que contratamos hasta la forma en que operamos, está orientado a que nuestros clientes estén muy satisfechos con su experiencia.
UV Fire Protection System Inc. se basa en la creencia de que nuestros servicios de protección contra incendios deben ser oportunos, precisos y confiables. Todo lo que hacemos, desde las personas que contratamos hasta la forma en que operamos, está orientado a que nuestros clientes estén muy satisfechos con su experiencia.
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